3 lessen uit de webinarreeks 'Crowdkeeping'

In maart en april 2023 presenteerde Creative Funding in twee webinars de bevindingen uit het onderzoek ‘Crowdkeeping’. In dit blogbericht zetten we de drie belangrijkste bevinding voor jou op een rijtje! 

1. Team 

Crowdkeeping is het stappenplan voor relatiebeheer met de particuliere donateur. Uit onderzoek blijkt crowdkeeping grotendeels een ‘teameffort’ te zijn. We kunnen zes rollen definiëren die nodig zijn voor het uitbreiden en onderhouden van een donateursgroep, namelijk:

• Netwerk

Wie staat er binnen jouw organisatie direct in contact met het huidige publiek? Wie kan helpen met het in kaart brengen van potentiële donateurs en wie kan ze ook aanspreken? Deze rol hoeft niet door één persoon vervuld te worden, maar kan ook verdeeld worden over meerdere (bijvoorbeeld een vrijwilliger en de directie)

• Visitekaartje

Deze persoon  is het aanspreekpunt voor de huidige donateurs (indien van toepassing). Als je wilt werven voor nieuwe donateurs, dan kan deze persoon ook het gezicht van de campagne worden. 

• Strategie

Crowdkeeping is een langetermijnstrategie, die ook moet passen in het meerjarenplan van de organisatie. Wie bewaakt de doelstellingen en missie/visie van de organisatie en kan diegene meedenken?

• Administratie

Wat gebeurt er als een donateur verhuist of  iemand zich aanmeldt als nieuwe donateur? Zorg ervoor dat deze gegevens goed worden ingevoerd en bijgehouden. 

• Content creatie

Niet geheel onbelangrijk, hierbij gaat het om de persoon die berichten en ander soort content kan creëren, speciaal voor de donateurs. 

• Uitvoering 

De laatste rol is de uitvoering, degene die de berichten kan opmaken en verzenden naar de donateurs en de offline contactmomenten kan organiseren. 

Deze zes verschillende rollen kunnen zes verschillende personen zijn. Maar het is ook erg aannemelijk dat sommige rollen samenvallen binnen één persoon. Over het algemeen zijn de rollen te verdelen onder de fondsenwervers, marketeers en directie. 

2. Een goed verhaal

De tweede bevinding uit het onderzoek is dat een goed verhaal nodig is voor crowdkeeping. Een goed verhaal noemen we ook wel ‘de Case for Support’. Maar waarom heb je een Case for Support binnen crowdkeeping nodig? 

Voor de organisatie:  Voor het draagvlak binnen de organisatie: waarom hebben we vrienden of donateurs? Daarnaast helpt het  de communicatie richting de donateurs te specificeren (afbakening). 

Voor de donateur: Laat de impact zien waaraan ze bijdragen. Hierdoor maak je de donateur onderdeel van de visie van de organisatie.  

Een persoonlijke relatie met je achterban

Op het moment dat je een team om je heen verzameld hebt en een stevige Case for Support hebt geschreven, kan de volgende stap gezet worden; De Crowdkeeping Journey, oftewel dé stap naar een persoonlijke relatie met je achterban.

De Crowdkeeping Journey is een middel om de betrokkenheid van je achterban te vergroten. Het is een contactstrategie die jouw donateurs doorlopen na het doen van een donatie. Het zorgt ervoor dat een donateur zich meer betrokken voelt bij jouw organisatie, op een laagdrempelige manier. 

Waarom zou je een crowdkeeping journey maken? 

Tactisch: De journey maakt inzichtelijk welke thema’s centraal staan in de communicatie . De thema’s die je hebt afgebakend in je Case for Support kan je tot leven laten komen in de journey.

Strategisch: De journey biedt inzichten voor een verscherping van de koers van jouw relatiebeheer. In de contactmomenten kun je middelen - denk aan het stellen van vragen of toetsing van de informatie die je deelt - opnemen, waardoor je meer over de donateur te weten komt. Deze kennis kan je vervolgens implementeren in je bredere fondsenwerving en communicatiestrategie. 

Operationeel: De journey maakt inzichtelijk welke kanalen er gebruikt gaan worden om iemand te bereiken. Het toont de afwisseling van mail, telefonisch, per post of een live event. 

In het kort, als organisatie kan je anticiperen op de contactmomenten met je achterban. Hierdoor kun je met de communicatie richting de donateurs inspelen op de reguliere programmering van de organisatie. Daarnaast wordt het inzichtelijk wat jullie vragen van de donateur en wat jullie zelf uit het contact willen halen. Tenslotte zorgt een crowdkeeping journey ervoor dat de donateur op de hoogte gehouden wordt van de activiteiten van de organisatie. Dit zorgt dan weer voor een groter gevoel van betrokkenheid. 

Wil jij aan de slag met crowdkeeping en het werven van particuliere donateurs? 

Creative Funding biedt halfjaarlijkse trajecten aan voor het werven van particuliere donateurs. In deze trajecten staat het werven van particuliere donateurs centraal en ligt er een grote focus op het relatiebeheer met deze groep na de werving. 

Kom erachter waar voor jouw organisatie de kansen liggen om aan de slag te gaan met crowdkeeping en particuliere donateurs door een vrijblijvend, gratis koffietje met ons te doen. 

Over Crowdkeeping

Het programma Innovatielabs (initiatief van de rijkscultuurfondsen en Stimuleringsfonds voor de Creatieve Industrie) geeft een impuls aan de culturele en creatieve sector om toepasbare kennis en werkvormen te ontwikkelen die de sector helpen veerkrachtiger te worden. Met het initiatief ‘Crowdkeeping’ verkent Creative Funding samen met de VSC (sectororganisatie voor wetenschapsmusea en science centers), LVWB fundraising en elf kleine tot middelgrote organisaties in de creatieve sector een gezamenlijke werkmethode en een ondersteunende tool op het gebied van relatiebeheer om zo de instellingen de middelen te geven de relatie met donateurs te verstevigen.